こんにちは。グッドパッチで開発系案件のプロジェクトマネージャーを担当しています、星です。
今回はアジェンダと議事録をテーマに、日々の業務で実施している工夫をお伝えしようと思います。
アジェンダと議事録って大変
ミーティングを実施するとき、決まって要求される「アジェンダ（会議のトピック）」と「議事録」。
プロマネにとっては本業みたいなものですから慣れっこですが、大概の方にとっては苦手・面倒・なんで私がやるのという領域ではないかなと思います。
しかも早さ・正確さを求められがち。
かくいう私も面倒くさがりなので、できれば省エネで済ませたい。
議事も、その場では決定事項を覚えていようとする気満々、覚えていられる気も満々なんですが、まあ二日もすれば「あ・・・やば。あれってどうなったっけ」となります。
おそらくはこんなことが今日も日本中、いや世界中で起きているのでは。
ここでは、いままでのアジェンダ・議事録作成を根底から覆す方法をご紹介していきます。
登場人物
| 人物 | 役割 |
|---|---|
| 若手担当者 | アジェンダを用意、議事録を関係者に連携する役 |
| 上司・参加者 | アジェンダ提供、MTGへ参加しディスカッションをする役 |
| 欠席者 | 本来はMTGへ参加しディスカッションをする役 |
いまのアジェンダと議事録の方法（BEFORE）
環境：
- 若手担当者が自分のPCのメモ帳ツールで議事録をメモ
- メールやチャットツールでアジェンダを事前に募集
- MTG中はPPT資料を投影しているのみで、議事録はリアルタイムで投影されない
| 1.5日前 | 開始 数時間前 |
MTG中 | 直後 | 当日 | 翌日 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 若手 | アクション | ・MTGの開催サマリを作成 ・アジェンダ募集のメール連絡をする |
・メール返信（アジェンダ）をみて、 議題のカテゴライズと並び替え |
・録画開始 ・発言者と発言内容をメモ ・自分も発言する |
・録画データの格納 ・発言内容の文章を再編 （後で自分がみて理解できるようにする） ・自分の発言（メモがない）を追記 |
・録画データの見返し ・発言内容のまとめ（決定事項/TODO/ネクスト議論） ・参加者への議事録配信 |
ー |
| 課題🔥 | ・主催者が不明瞭 ・うっかり募集連絡忘れる |
・事前整理が大変（内容がわからない） | ・自分の発言はテキスト化されない | ・ニュアンスが不明 ・発言した人誰・・？ |
・決定事項が合っているか不安 | ー | |
| 上司 参加者 |
アクション | ・議題メールで送る | ー | ・アジェンダ追加 | ・録画データの格納 ・発言内容の文章を再編 （後で自分がみて理解できるようにする） ・自分の発言（メモがない）を追記 |
ー | ・議事録よむ |
| 課題🔥 | ・締め切りまでに、議題をつたえられないことがある | ー | ・議論の内容に追いつくのが大変 | ー | ー | ・議論した内容がメモされてない ・決定事項の認識がちがう ・結論がわからない |
|
| 欠席者 | アクション | ー | ー | ー | ・MTGで決定したものを今日の仕事に反映したいから議事録を探しに行く | ー | ・議事録よむ |
| 課題🔥 | ー | ー | ー | ・議事録ファイルが格納されるのを待つ必要がある | ー | ・議論した内容がメモされてない | |
課題まとめ
- 議事メモ係になると、メモすることに集中するので議論に入れない
- 自分の発話がメモに残せない
- 肝心の結論が参加者と認識ズレが生じる
オンラインホワイトボードを使ってみるとこうなった（AFTER）
環境：
- メールやチャットツールでアジェンダを事前に募集
- オンラインホワイトボードに議事録をみんなでとる
- MTG中はホワイトボードを投影、PPT資料（スライド）もホワイトボード内に貼り付け
| 1.5日前 | 開始 数時間前 |
MTG中 | 直後 | 当日 | 翌日 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 若手 | アクション | ・次回MTGのスペースを用意 ・参加者に連絡 |
・議題をチェックして会話の優先度を決める | ・録画の開始 ・議論内容をメモ ・結論やTODOを記載 |
・録画データの格納 ・ホワイトボードに録画のリンクつける |
ー | ー |
| 課題解消💚 | ー | ・バラバラと来るメールのマージが不要 ・すでにカテゴライズされているから楽ちん |
・議事メモの負荷が偏らない | ・MTG終了後、ほぼやることがない | ー | ー | |
| 上司 参加者 |
アクション | ・アジェンダ欄に議題の追記 | ー | ・参加者全員で議論内容をメモ | ー | ー | ー |
| 課題解消💚 | ・ギリギリに書いても間に合う | ー | ・全員同じところ見ているので話についてける ・結論やTODOをリアルタイムで確認するから認識ずれない |
ー | ー | ー | |
| 欠席者 | アクション | ー | ー | ー | ・議事録を見る | ー | ー |
| 課題解消💚 | ー | ー | ー | ・直後でもみれる、話の経緯や結論がわかりやすい | ー | ー | |
開始数時間前
- 若手がオンラインホワイトボード（上図）を用意して、参加者に連絡
- 参加者のJosephがアジェンダに議題を追加
MTG中
- 全員が同じボードに集まり、会話内容を全員でメモ
- 若手は議事メモ係であることを気にせずに発言ができる
- 決定事項やTODOとなった内容にアイコンをつけて、参加者全員で認識合わせ
直後
- MTGの中で議事録を作り切るので、あとで何かする必要はない
- 欠席者はMTGの直後でも内容を確認できる
オンラインホワイトボードの特徴
- 構造で整理できる
- 議論の文脈がわかりやすく、流れが追いやすい
- みんなで同時に書き込みができるから、みんな発言できる
- 同じ情報を見ながら会話しているので、認識合わせがしやすい
- すぐに議事録を確認できる
まとめ（想い）
長く仕事をしてきたなかで、議事録ってたくさん書いてきました。 メモ帳でとっていた議事録って、長くなりがちだったのに対し、文章のみなので読まれないものとして扱われることも多かったです。労力かけた結果、何か振り返りたいときにしか読み返されないってちょっと悲しいですよね。
これからはカロリー抑えつつ、効果がめっちゃ高い議事録をつくりませんか。
